Digitala möten fyller dagarna för många av oss, och även om det fortfarande finns en del att önska bland annat vad gäller teknik, så har det på många sätt blivit en naturlig del av vår arbetsdag. Men när det gäller styrelsemöten, hur ska man tänka då? Våra partners i INAC Global Executive Search, Sheer Velocity, har tittat närmare på detta och nedan följer deras tankar kring hur detta kan genomföras.

En ledares ansvar och uppgifter har påverkats på olika sätt av pandemin, det kan vi nog alla vara överens om. Men de som också har ställts inför helt nya förutsättningar och utmaningar är företagets styrelser, som måste hantera övergången till helt digitala styrelsemöten och samtidigt se till att företaget är effektivt och framgångsrikt även under en eventuellt besvärligare tid med mer oförutsägbar framtid.

Överraskande nog har vissa organisationer funnit att omställningen till digitala styrelsemöten har fungerat bra, och att det till och med har varit bättre än fysiska möten. När styrelsemedlemmarna inte behöver resa ökar närvaron. Dagordningarna är mer stringenta, presentationerna är tydligare och samarbetet har förbättrats. Jim Citrin, chef för Spencer Stuarts avdelning i Nordamerika menar att: ”Jag har haft en handfull VD:ar och styrelseordförande som har sagt att de inte kommer gå tillbaka till som det var tidigare eftersom de ser en enorm fördel med att hålla styrelsemötena digitalt.”

Även rekrytering av chefer har förbättrats för vissa företag. Ebay var tvungen att byta till en digital process för sin VD-rekrytering och ordförande Tom Tierney kommenterade det med följande: ”När vi gick över till en digital process var jag till en början nervös för huruvida vi kunde bedöma kandidaterna på ett korrekt sätt och om vi kunde bygga upp den relation som är så viktig för att välja en VD. Men i slutet av processen var fördelarna tydliga. Vi kunde alla verkligen fokusera på kandidaterna och lära känna dem, och som kommitté och styrelse kände vi oss snabbt mycket bekväma med det digitala formatet.”

Med tanke på att digitala styrelsemöten förmodligen kommer att öka, så kommer här ett antal förslag på vad du kan göra för att få dem att fungera på ett bättre sätt.

Understryk vikten av förberedelser
Fildelning och chatt är en del av det dagliga distansarbetet, men dessa verktyg kan också underlätta diskussioner före styrelsemötet. Oavsett om det är mellan ett fåtal personer eller med gruppen som helhet, så kan denna typ av förberedelse ge bättre insikter och bidra till att mötena blir mer fokuserade.

Förkorta agendan
Var stringent så att du kan behålla allas uppmärksamhet. Digitala möten är som bäst när de har ett bra tempo. Frågor som inte är verksamhetskritiska kan bordläggas till ett senare datum (när de kan vara mer relevanta). Undvik långa powerpoint-presentationer och se till att lägga in korta raster.

Håll flera korta strategimöten
Längre strategimöten, som kanske vanligtvis hålls under två dagar, delas upp i 90-minuterssessioner med ett ämnesområde för varje session. Tänk på hur ämnena kan bygga på varandra, eftersom tiden mellan mötena gör det möjligt för idéer att bearbetas, vilket kan ge bra input till nästa möte.

Bygg förtroende
Detta kan låta svårt, eftersom relationer ofta skapas under kaffepauser eller under middagen efter mötet. Det finns dock olika typer av övningar som kan göras för att bygga upp förtroende på distans, ett exempel är att sätta av tid i början av varje möte där var och en tar upp ett område där man har utmaningar antingen personligen eller professionellt.

Använd Breakout-rum
Så kallade breakout-rum, där deltagarna delas upp i mindre grupper, är ett bra sätt för att testa eller utmana idéer som presenteras för hela gruppen. Håll breakout-grupperna små och begränsa tiden till runt 20 minuter. Om det finns personer som har det svårt att ta plats i den stora gruppen, så kan detta också vara ett sätt att göra det lättare för dem dela med sig av sina åsikter.

Bygg in förtroendepauser
Förtroendepauser i breakout-rum är ett sätt att bjuda in till feedback och input. Eftersom det är svårt att ”läsa av rummet” under ett digitalt möte är det viktigt att hitta sätt för att se till att man inte missar åsikter som inte uttrycks.

Återskapa middagsupplevelsen
Återigen, det är svårt att återskapa konversationerna vid middagen. En idé är att skapa one-on-one-samtal under 20 minuter. Detta gör det möjligt för styrelseledamöter att ha informella men ändå fokuserade diskussioner med medlemmar ur ledningsgruppen.

Bjud in gäster
Enkelheten med digitala styrelsemöten skapar möjlighet att utnyttja ditt nätverk. Att bjuda in en långväga expert till ett digitalt möte ger variation och håller styrelsen engagerad.

Om du har frågor kring att förbättra dina digitala styrelsemöten eller behöver hjälp med din nästa styrelserekrytering, hör av dig så bokar vi in ett möte, digitalt eller IRL!