En lyckad on-boarding skapar snabbare och mer långsiktiga resultat
En väl genomarbetad on-boarding ökat produktiviteten med 70% och ökar dina chanser att behålla nyanställda med hela 82%. Det visar en undersökning av Brandon Hall Group/Glassdoor (”The true cost of bad hire”), som också visar att en dåligt genomförd on-boarding dubblerar risken att den nya medarbetaren ser sig om efter ett nytt jobb redan under första året. Under rådande omständigheter, med social distansering och arbete hemifrån, ställs ännu högre krav på dig som arbetsgivare för att lyckas både behålla, och få ut så mycket som möjligt av den investering du gjort i rekryteringen.
Många andas ut när rekryteringen är färdig och kontraktet påskrivet. Nu väntar man bara på att den nya medarbetararen ska starta, eller? Tiden från att kontraktet är signerat till första arbetsdagen kan idag vara så lång som upp till sex månader. Mycket kan hända under tiden, både hos er som arbetsgivare, men också hos kandidaten. Redan här börjar on-boardingen! För att inte riskera att din nya medarbetare påverkas av ”motbud” hos nuvarande arbetsgivare, är det viktigt att ni genast arbetar för att den nya medarbetaren ska fortsätta ha en bra känsla inför sin start hos er. Se till att ha löpande kontakt, informera om det som händer på arbetsplatsen och bjud in till de sociala aktiviteter som ni genomför. På så vis underlättar ni den riktiga on-boardingen, relationsbyggandet är redan igång och den nya kollegan är en del av informationsflödet redan före start. Den som bestämt sig för att byta jobb är förmodligen exalterad och vill berätta för andra om sitt nya uppdrag. Ju mer information och kunskap hen har om er, i kombination med ett gott första intryck, ju mer stärker det ert varumärke som arbetsgivare.
En bra grund är att skapa en formell plan som ni använder genomgående vid alla anställningar. Den kan vara relativt detaljerad och omfatta de första 100 dagarna. Det är viktigt att inte bara tänka på de praktiska sakerna utan även på vad ni vill förmedla i form av kultur, förväntningar på resultat och varandra. Om möjligt, sätt gärna upp 30-, 60- och 90-dagars mål med viktiga milstolpar såsom leveranser, intern träning/utbildning och om möjligt även förväntade resultat. Detta gör det tydligt för den nya medarbetaren, både vad ni erbjuder, men också vad ni förväntar er.
Förutom detta, så säkerställ förstås att allt praktisk är löst inför första dagen. Självklart ska man ha tillgång till sin dator, telefon, konton och accesser för att kunna göra sitt jobb, allt detta är nödvändigt för att man ska känna sig varmt välkommen. Om allt finns på plats och ni också haft löpande kontakt så kan ni räkna med att medarbetaren är inspirerad att omedelbart börja bidra på sin nya arbetsplats.
Första dagen – Istället för att lägga tid på en massa formella dokument som ska gås igenom och signeras, se till att ni enkelt kan lösa detta digitalt, och i möjligast mån redan före första dagen. Lägg hellre tid här på att introducera kollegan på arbetsplatsen, ta en tur runt kontoret live eller virtuellt, boka in ett första möte med teamet, en enkel presentation över en fika, på plats eller digitalt. Gå gärna igenom planen för on-boardingen så den nya medarbetaren är klar över hur den första tiden kommer att se ut. Tänk att den nya medarbetaren ska lämna sin första arbetsdag med en bra och varm känsla, och med lust att komma tillbaka nästa dag!
Hur lägger man upp det? Ha gärna i bakhuvudet en enkel fördelning av insatsen: 70-20-10. 70% av tiden går åt till att ansvarig chef och övriga i teamet ser till att fördela rätt kunskaper till den nya kollegan. 20% av tiden kan den nya medarbetaren spendera på att orientera sig, bygga nätverk och lära känna företagskulturen. Utse gärna en mentor som kan hjälpa till med detta. Många saker kan man inte läsa sig till, det måste upplevas och det är då viktigt att t.ex. er kultur förmedlas i handling.
En liten del av tiden, ca 10% av tiden bör läggas på de formella delarna såsom att lära sig system och rutiner.
Sammantaget så är inte on-boardingen enbart en HR-fråga, många fler behöver involveras. HR kan stå för den formella planen och processen, men det är avhängigt närmaste chef och teamets insats om er nya kollega ska känna sig varmt välkommen och faktiskt kunna bidra till verksamheten så fort som möjligt.
Mer att tänka på… Det finns många bra sätt att informera på arbetsplatsen om att ni blir fler, via ert intranät, digitala informationstavlor etc. Gör gärna också den nya kollegan synlig för andra att bjuda in till en lära-känna-fika där hen får presentera sig.
Under rådande omständigheter då många av oss arbetar hemifrån så ställs nya krav på oss kring hur vi kan genomföra en bra on-boarding. Istället för den obligatoriska rundturen på kontoret, så får denna göras virtuellt. Kanske kan ni spela in en video från kontoret där t.ex. er VD presenterar sig och hälsar den nya medarbetaren välkommen? Första dagens gemensamma lunch, kanske kan ni beställa mat som körs hem till den nya medarbetaren och sedan luncha digitalt?
Mycket av vårt arbete kan vi idag göra på distans och i många fall är det också mer tidseffektivt. Dock bör vi ha i åtanke att vi är sociala varelser och vi behöver kontakt och möjlighet att interagera socialt med andra. Säkerställ därför att ni kan träffas digitalt och att det finns möjlighet för den nya medarbetaren att enkelt komma i kontakt med sin närmaste chef eller mentor den första tiden. Det vore väldigt olyckligt om man som ny på jobbet, sitter hemma och saknar tillhörighet och gemenskap!
En annan viktig del av on-boardingen är uppföljningen. Närmaste chef behöver sätta av tid för att följa upp hur det går och vilket stöd som eventuellt behövs. Här är det också lämpligt att stämma av de mål som sattes upp från början och självfallet också prata om de förutsättningar som ni som arbetsgivare har gett. Här finns värdefull input till hur ni kan förbättra processen – särskilt om den nu genomförs på distans!
Avslutande ord… Social distansering är en del av att bekämpa den pågående pandemin. De flesta arbetsgivare, där så är möjligt, har fått ställa om till arbete på distans, och det är troligt att distansarbete blir en del av det ”nya normala”. Det har också inneburit att en del av de som bytt jobb under den här tiden, varken har varit på det fysiska kontoret eller ens mött sin nya chef eller kollegor ”på riktigt”.
En strukturerad plan för on-boarding gör det möjligt att även genomföra detta digitalt. Genom att fokusera lika mycket, eller mer, på kultur och det sociala samspelet som på själva arbetsuppgifterna så kommer ni att få en kollega så både trivs med teamet, levererar i sin roll och som stannar längre hos er.
Vill ni ha hjälp med att ta fram en strukturerad on-boardingprocess eller en ”100-dagarsplan” för era framtida chefer och medarbetare så hjälper vi er gärna!
