Trött på förändringar – hur gör man då?

De senaste åren har de allra flesta verksamheters anpassningsförmåga satts på hårda prov. Vi har nog alla upplevt omtumlade år som tvingats oss till förändringar, både kortsiktiga och långsiktiga. Det finns inget i spåkulan framåt som tyder på att annat än fortsatta förväntningar och krav på anpassningar och förändringar i många organisationer. Att i detta ha rätt strategier som kan säkerställa engagemang och motivation hos dina medarbetare kommer att bli avgörande för hur du kan lyckas.

I Gartner’s Workforce Change survey från 2016 svarade 74% av deltagarna i undersökningen att de var villiga att stödja organisatoriska förändringar. Samma undersökning genomförd 2022 visade att siffran hade sjunkit till 38%. Så låga siffror visar såklart att engagemang och entusiasm inför en förändring är låg vilket till och med kan tolkas som att man inte skulle vara helt lojal med en föreslagen förändring, vilket i sin tur faktiskt kan påverka viljan att stanna kvar hos sin arbetsgivare.

Titta man bakåt så kan man såklart förstå att förändringsviljan har avstannat. Många genomgripande händelser har påverkat företag och verksamheter på senare år, vilket har krävt stora och snabba omställningar. Se bara på den globala ekonomin, pandemin och den förändrade inställningen till längre anställningar (GIG ekonomi som vi skrev om redan 20xx) och så vidare.

I forskningsrapporten Repetitive reorganizations, uncertainty and change fatigue (Machteld S.E de Vries och Michiel S. de Vries) från 2021 menar författarna att upprepande förändringar skapar motstånd från medarbetarna till fortsatta förändringar. Denna så kallade förändringströtthet orsakas framför allt av osäkerheten och den ökade arbetsbelastning under en förändring, vilket resulterar i ett ökat motstånd. Man menar dessutom att effekten av förändringströttheten inte dämpas av den upplevda framgången med en tidigare omorganisationen, hur mycket man får vara delaktig i processen eller heller inte av ledaregenskaperna hos dem som driver förändringen. Det enda som verkar ha en positiv påverkan på medarbetarnas inställning är hur kommunikationen hanterades under tidigare organisatoriska omorganisationen.

 Tre kritiska frågor att ställa sig inför en förändringsprocess

Så om du nu står inför att initiera en förändring (igen) så behöver du ställa dig själv några kritiska frågor.

• Vilken effekt, ur ett perspektiv av att du med detta initiativ kommer att skapa viss osäkerhet, kommer förändringen att ge? Enkel form av riskanalys!
• Hur mycket energi finns i organisationen för att driva denna förändring just nu – var ärlig mot dig själv!
• Vad är det jag egentligen vill uppnå med förändringen, vad ska den ge utifrån ett affärsperspektiv?

Stora omorganisationer kan ofta skapa mycket oro bland medarbetarna, och flytta fokus och energi inåt i organisationen. Det finns dock flera undersökningar som visar på alternativ för att nå målet med förändringen. Om man istället tar flera och mindre steg mot samma slutmål, så drar det mindre energi och skapar mindre oro – och man når ändå samma resultat på samma tid!

Inför en planerad förändring kan det vara bra att gå igenom ett par steg för sig själv, för att klara ut vilket resultat man vill nå och hur en bestående effekt kan uppnås.

1. Tänk igenom
   • Varför ska vi göra detta? Vad händer om vi inte…? Vad vill vi uppnå?
   • Vårt nuläge? En tillbakablick – har vi gjort detta förut? Vad lärde vi oss av det? Det är väldigt lätt att underskatta den tid och energi som kommer att gå åt för förändringen – och dessutom lätt att överskatta den kapacitet som finns i organisationen.
   • Hur ska vi genomföra detta för att på riktigt nå de långsiktiga effekterna?

2. Använd väletablerade metoder som exempelvis
   • ADKAR modellen, Jeff Hiatt (Awareness-Desire- Knowledge-Ability-Repetition) för själva förändringsprojektet
   • Know-Feel-Do modellen för din kommunikation under förändringen, så ligger du steget före och skapar engagemang
     • Vad har vi gjort – Know
     • Varför, vad vill vi uppnå framåt– Feel
     • Vad blir nästa steg – Do

3. Säkra upp det grundläggande för nå i mål

• Tiden, finns den att avvara i organisationen? Hur kan vi säkra vår tidsplan?
• Ledarskapet för att driva förändringen, finns den på plats, vilket stöd behövs?
• Använd gärna korta ”puls-enkäter” för att stämma av upplevelsen under förändringen och ge tid för diskussion, reflektion och eventuella åtgärder. Det finns enkla och billiga on-lineverktyg som man kan använda för detta som exempelvis SurveyMonkey

När ni har bestämt er för att, och på vilket sätt, genomföra er förändring så ha i åtanke att allt ni gör nu, även kommer att påverka det ni vill göra i framtiden. I detta ingår också medarbetarnas upplevelse av hur ni agerade under projektet.

Hur kommunicerar vi och skapar engagemang under förändringen?

• Skapa en ärlig ”storyline” som ni håller er till i kommunikationen – Varför ska vi göra detta? Vad händer om vi inte …?”
• Var transparent genom förändringen, både med det som fungerar bra och där ni har utmaningar. Tänk på organisationens möjlighet att leverera, lyft de bra exemplen, lyft fram de ansträngningar som ni ser att medarbetare och organisationen gör och så vidare.
• En ”skönmålad” kommunikation kommer att avslöjas och sänka förtroendet för er, så var så ärlig och transparent som möjligt.
• De som står i första linjen är de chefer som närmast medarbetarna ska driva förändringen. Försäkra dig om att budskapet och er storyline känns relevant för dem och säkerställ att ni har en dialog, två-vägskommunikation.
• Tydliggör både för er själva och organisationen när vi är i mål, när inträffar ”efter förändringen” så att det inte upplevs som att den varar för evigt.

Lycka till med er förändring och med att skapa engagemanget runt om kring den – och glöm inte de inledande tre kritiska frågorna!